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年會策劃執行不容忽視的幾點要素

來源:彩神8Ⅳ方案 作者:無錫有范彩神8Ⅳ公司 瀏覽:52 發布日期:2019-11-05 16:00:08

一場成功的年會活動,離不開策劃者的統籌規劃,當然也離不開整個策劃團隊的緊密合作以及后勤同事們的細心付出。為了確保年會活動的順利進行,我們在執行年會策劃彩神8Ⅳ時就要關注以下幾點要素:

1、預定年會場地

彩神8Ⅳ例如預定酒店、聚餐地點、團建地點和年會內容等

2、將確定好的年會時間地點通知公司全體人員

預定好年會場地之后,接下來就是把地點時間公布給公司全體人員,確定員工出行名單,盡早完成來回車程的訂票,或者找好一些服務商包車也是可以的。

彩神8Ⅳ3、員工的出行名單,確定酒店入住名單

如果再入住時間內,部門小組有會議的,要提前上報安排會議地點;在員工簽到之前,房卡要提前分好,主要為了避免因為簽到人數多,導致房卡及簽到臺會搞得很亂;如果簽到臺有禮物發發放,可以在簽到表中標注好,這樣可以避免誤領、少領、多領的情況發生。年會的物料要集中放在一起,避免年會工作人員到處找東西找不到。

4、年會負責人員要進行禮品采購

采購也是一件繁瑣的事情,既然是年會就少不了獎勵,在禮品上的選擇可以考慮參考下專業的年會顧問組的意見,找一些實用并且有紀念價值意義的禮品。

5、找好與年會相關主題的素材

先把年會的主題確定好,設計的風格要統一,確定要好年會主題需要的相關素材及物料,尺寸和擺放位置也要提前也要確定好。既然是年會,LED屏幕是少不了的,需要提前測試一下LED屏效果,LED屏幕的質量不一樣,效果不一樣哦!

年會策劃執行不容忽視的幾點要素

6、做好線上預熱工作

這也是在年度會議上檢測團隊創造力的一部分。年會通過新媒體渠道通過劇透的形式來緩慢引出年會,以提高員工對年會的期望。這也是展示公司良好形象的一種方式。

7、白天的會議要組織好

彩神8Ⅳ例如分享人員,分享主題,分享每個部門的秩序。這個環節包括邀請外賓,確認出席名單,安排卡片訂購和制作卡,在午餐時間拍一張集體照片。

8、白天會議時間安排要適當

白天的會議是在上午和下午舉行,因為會持續很長時間,除了午餐和休息時間,圓桌BBS可以穿插一些大家感興趣的話題,會議的節奏可根據情況調整。此外,在當天的會議中,上午和下午將有10-20分鐘的休息時間。休息期間,你可以準備一些點心,準備一個鐘。休息之后,你可以通過鈴聲告訴大家繼續進入會議。

9、組織好晚宴的節目

包括各部門的背景音樂、節目和主持人的選擇,晚宴的LED屏幕應與白天的會議不同;在正式會議結束和晚宴前休息一小時左右,以便參加表演的同事休息。參加表演的員工可以利用這休息的間隙來幾次簡單的排練。此時,其他同事也可以在合影墻前拍照;為了增加晚宴的樂趣,我們可以采取更多的晚宴創新案例。

10、優秀員工頒獎環節

如果獎勵對象是優秀員工,則需要盡快確定相應的名單,包括定制的獎品,如證書、獎杯等。為每一位優秀員工準備一份介紹,另一個是讓每個人知道為什么同事會得到獎勵。此外,其他部門的領導將頒發獎品,尤其是那些合作較多的部門,如銷售主管給技術同事,技術主管給銷售同事,這反映了部門之間的相互認可。

年會策劃執行不容忽視的幾點要素

11、抽獎環節是熱情高的環節,一定要策劃好

彩神8Ⅳ晚宴的另一個重要部分就是抽獎了。如何讓抽獎環節更精彩?除了增加禮品的購買量,還可以使用傳統的紙質抽獎。

12、涉及客戶、及合作伙伴的年會

如果顧客、合作伙伴的晚宴等嘉賓的邀請,準備邀請函、禮物、會議和晚餐的座位,以及代表們的演講。

13、晚宴的第二天行程安排要提前通知

當天的晚餐通常結束得很晚。畢竟,這是艱難的一年,每個人都有很多話要說,還有很多酒要喝,如果有第二天的日程安排,通知酒店安排早的服務,以免影響整個計劃的進行。

彩神8Ⅳ14、接送車輛要預約好

根據員工的返程安排,預約接送車輛,并分趟分地點發送。

15、要有簡單的活動應急預案

做一些簡單的活動應急預案,至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知識,并能做一些基本的急救措施,酒店附近的醫院等等。

16、年會其他細節

彩神8Ⅳ在其他年度會議的實施過程中有很多細節。如果處理得當,它可以給人們留下好印象。例如,除了在會議前以電子郵件、圖片和H5的形式將日程表發送給同事之外,它還可以打印一份放在在簽到登記處,每天結束時,分別編輯第二天的議程,并通過WeChat群等方式將筆記發送給每個人。如果餐是自助餐,請事先與酒店確認自助餐可以容納人。

我們在執行年會策劃過程中,不可避免地會遇到各種臨時或特殊的要求,由此引起的變化必須及時傳達給現場的每一位工作者,這樣才能確保年會活動圓滿落幕。彩神8Ⅳ專業從事無錫年會策劃工作,可以根據用戶需求,制定各種年會方案,如有需要,歡迎隨時與我們聯系!


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